Das Reverse-Charge-Verfahren vereinfacht erklärt

Als Unternehmer kennst Du den Vorgang: Du selbst erbringst dem Kunden eine Dienstleistung oder lieferst ihm eine Ware. Im einfachen Beispiel von Deutschland nach Deutschland, also im Inland, sei es an einen Privatkunden oder an einen Geschäftskunden. Prompt fällt gemäß Umsatzsteuergesetz ein Umsatz an, für den Du steuern zahlen musst. Als leistender Unternehmer stellst Du dem Kunden per Mehrwertsteuer die Umsatzsteuer in Rechnung.

Diese Steuer führst Du brav ans Finanzamt ab, denn Du bist Steuerschuldner. Anschließend leitest Du den Vorgang per Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt weiter. Dein Kunde, wenn er selbst Unternehmer ist und die sonstigen Bedingungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind, kann die Umsatzsteuer dann als Vorsteuer geltend machen. Soweit, so bekannt.

Aber welche Regeln gelten, wenn die Leistung ins Ausland erbracht wird? Für grenzüberschreitende Lieferungen innerhalb der EU gilt eine Sonderregelung: Das Reverse-Charge Verfahren: Nicht der Leistungsersteller, sondern der Leistungsempfänger schuldet dann die Umsatzsteuer.

Grundsätze des Reverse-Charge-Verfahrens

Beim sogenannten Reverse-Charge-Verfahren kehrt sich die Steuerschuld um, d.h. die Steuerschuldnerschaft geht bei bestimmten Leistungen auf den Leistungsempfänger über. Aus Deiner Sicht als Unternehmer heißt das im Klartext: Der Kunde ist in seinem Stammland steuerpflichtig.

Im Steuerlatein gesprochen klingt das nicht ganz so einfach: Der Kunde führt die Umsatzsteuer an sein Finanzamt ab, nicht der leistende oder liefernde Unternehmer an seines. Bedingung für die Anwendung des Reverse-Charge Verfahrens: Der Kunde hat selbst eine Umsatzsteuer-ID, ist also selbst ein Unternehmer.

Folglich darf der Unternehmer, der die Leistung liefert, die Umsatzsteuer dem Kunden nicht in Rechnung stellen. Also netto statt brutto. Stattdessen wird der Kunde bzw. Geschäftspartner durch den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Nettorechnung auf seine Steuerschuldnerschaft hingewiesen.

Du als Unternehmer meldest alle Geschäftsvorgänge innerhalb der EU monatlich bzw. quartalsweise in einer zusammenfassenden Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern per DFÜ an. Dein Gewerbekunde hat seinerseits allerdings die Möglichkeit, den Umsatzsteuerbetrag als Vorsteuer geltend zu machen, insoweit er vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Auf den ersten Blick wird klar: Die Bedeutungen für den Onlinehandel sind erheblich. Denn sobald die Ware über die Grenze wandert, greift das Reverse-Charge-Verfahren unter gewissen Umständen. Nicht selten nutzen Profis daher getrennte Abrechnungssysteme für den B2B- und den B2C-Bereich.

Du erfährst gleich an konkreten Beispielen, wie das Reverse-Charge-Verfahren in der Praxis funktioniert. Vorab aber quäle ich Dich mit steuerrechtlichen Grundlagen.

Steuerrechtliche Regelungen

Regeln sind schön, Steuern noch schöner, da wird Dir sicher ganz anders, wenn Du „Steuerrechtliche Regelungen“ liest. Aber: no pain, no gain. Daher direkt ins Auge des Taifuns:

Das Reverse-Charge-Verfahren, also die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, ist in § 13b des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Dort ist festgelegt, dass die Steuerschuldnerschaft bei bestimmten Leistungen auf den Leistungsempfänger übergeht, wenn dieser Unternehmer ist.

Tatsächlich geht § 13b im Detail auf die Leistungen ein, die unter das Reverse-Charge-Verfahren fallen. Natürlich geht es dem Fiskus darum, Steuerhinterziehung zu verhindern. Kleinen Sub-Sub-Subunternehmen z.B. im Baugewerbe wird so der Clou verhindert, einem Geschäftskunden, z.B. einem großen Sanierer, Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, ohne sie selbst an das Finanzamt abzuführen. Der brave Steuerzahler käme ja ohnehin nie auf die Idee, in einem Unternehmensgeflecht eine Scheinfirma zu gründen, die lediglich dazu dient, Umsatzsteuer zu hinterziehen.

Und nun zur Praxis

Betrachten wir für den Praxischeck Dein Unternehmen, z.B. einen Online-Baustoffhändler: Du verkaufst an einen französischen stationären Baustoffhandel Fliesen (sorry, exquisite Terrakotta bleibt meine Leidenschaft) für 5000 Euronen. Was steht auf der Rechnung? Richtig, 5000€, netto. Natürlich mit dem Hinweis, dass der Kunde, oder formal korrekt: der Leistungsempfänger - die Steuern schuldet samt seiner Umsatzsteuer-ID.

Was macht Dein französischer Geschäftspartner? Er zahlt seinerseits seinen eigenen Umsatzsteuersatz, also 20% an sein Finanzamt. Und Du bist raus. Wenn Dein Partner ein kluger Kopf ist, hat er sich seinerseits schon darum gekümmert, die Vorsteuer von seinem Finanzamt wiederzubekommen, denn er ist vorsteuerabzugsberechtigt.

Ganz raus bist Du aus der Nummer nicht, denn Du meldest alle EU-weiten Geschäftsvorgänge (Fachbegriff: innergemeinschaftliche Lieferungen) jedes Vierteljahr bzw. monatlich beim Bundeszentralamt für Steuern. Das Bundeszentralamt bietet dafür umfangreiche Anleitungen. Wer mit Elster vertraut ist, kommt hier mehr oder weniger problemlos weiter.

Genauer: Lieferungen meldest Du monatlich, Dienstleistungen quartalsweise zum 25. des Folgemonats der Leistung. Du kannst aber auch die Lieferungen monatlich abgeben, falls das Deine Buchhaltungsprozesse vereinfacht.

Bei Katalogleistungen, Werkleistungen oder Beförderungsleistungen besteht eine formale Pflicht zum Reverse-Charge-Verfahren. Innerhalb der Gemeinschaft besteht sonst formal keine Pflicht zur Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens. Wer also auf hohe Bruttorechnungen und Vorfinanzierungen steht und das Finanzamt reichlich bedienen möchte, kann aus seinen G-Kunden im Ausland Mehrwertsteuer aufschlagen.

Aber wenn ich gar keine Umsatzsteuer zahlen muss?

Reverse-Charge heißt: Du schreibst Deinen Auslandskunden Nettorechnungen und bist raus. Natürlich ändert sich für Dich nichts, wenn Deine Leistung umsatzsteuerbefreit ist.

Wenn Du z.B. Englischunterricht für die Mitarbeiter im Callcenter des französischen Baustoffhandels erteilst, weist Du ja grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus. Das heißt aber nicht, dass Dein Geschäftspartner seinerseits keine Umsatzsteuer zahlen muss.

Steuerschuldner ist beim Reverse-Charge-Verfahren nun mal der Leistungsempfänger. Er hat zu klären, inwiefern er für die angefallene Leistung in seinem Stammland Steuern zahlen muss. Eventuell kann der die Umsatzsteuer wieder als Vorsteuer geltend machen. Nachteile hat dadurch per se niemand.

Klingt genial – gibt es einen Haken?

Eigentlich ist Reverse-Charge ja genau das, was Du willst. Netto statt brutto, weniger Liquiditätsbedarf, weniger Papierkrieg. Fast der unternehmerische Weltfrieden, oder?

Ja. Wenn da nicht die Gefahr wäre, dass Du lediglich annimmst, dass Dein Kunde vorsteuerabzugsberechtigt ist, dieser Fall aber gar nicht vorliegt. Dann wärst Du ja selbst Steuerschuldner und müsstest über die Mehrwertsteuer den „normalen“ Weg gehen. Am langen Ende fragt Dich Dein Finanzamt nach der Umsatzsteuer, die Du Deinem Kunden als Mehrwertsteuer aber nie in Rechnung gestellt hast. Je nach Umsatz, sagen wir: spannend.

Insofern ist es sehr wichtig und im Zweifel immer einmal häufiger sicherzustellen, dass Dein Kunde wirklich ein Unternehmer ist. Die EU Kommission bietet für Unternehmen mit EU-Sitz eine unkomplizierte Abfrage an.

Andererseits ist es ebenso fair, Deinen Geschäftskunden im Ausland auf das Verfahren hinzuweisen. Denn er ist in der Pflicht. Alte Hasen in der Buchhaltung wissen Bescheid, aber gerade wenn Du mit Newcomern zu tun hast, kann ein dezenter Tipp nicht schaden. Schließlich hängt Dein Partner, mit dem Du sicher noch viele lukrative Aufträge abwickeln willst, sonst bei seinem Finanzamt bald in der Kreide.

Welche Produkte sind vom Reverse-Charge-Verfahren (nicht) betroffen?

Alle betroffenen Produkte findest Du im Steuergesetz im besagten §13b. Um Dir das Steuerkauderwelsch ein wenig zu erleichtern, habe ich mich zur kompakten Zusammenfassung entschlossen: Das Reverse-Charge-Verfahren greift grundsätzlich bei ALLEN Produkten.

Ausnahmen sind

• Grundstücksleistungen (z.B. Vermietung oder Tätigkeit als Gutachter): Hierbei ist relevant, wo sich das Grundstück befindet, nicht das Stammland des Kunden – Du als deutscher Unternehmer stellst dem Kunden also die Umsatzsteuer des Grundstücksstandortes in Rechnung, nicht die Umsatzsteuer des Landes, in dem der Kunde seinen Sitz hat.

• Veranstaltungsleistungen (z.B. Kongresse oder Konzerte): Auch hier ist maßgeblich, wo die Veranstaltung stattfindet. Auf Deiner Rechnung musst Du also die Umsatzsteuer des Veranstaltungslandes ansetzen.

• Genauso verläuft es bei Restaurantleistungen (Essen in Deutschland = deutsche Steuer; Essen in Dänemark = dänische Steuer) und Transportleistungen sowie Arbeiten an beweglichen Gütern.

Angesichts der Scherereien, die bei formalen Fehlern drohen, lohnt sich im Zweifel eine Klarstellung über Deinen Steuerberater. Auch hier gilt: lieber zweimal fragen. Zumal Steuerregeln sich ändern. Das Reverse-Charge-Verfahren ist ja erst seit 2010 in Kraft.

Das Reverse-Charge Verfahren: Die Vorteile

Auf den ersten Blick wird deutlich, dass das Reverse-Charge-Verfahren bei grenzüberschreitenden Transaktionen Verwaltungsaufwand spart:

• Du als leistender Unternehmer musst den Vorgang nicht beim Finanzamt deklarieren, keine Umsatzsteuer vorfinanzieren und keine Umsatzsteuerrückerstattung beantragen

• Dein Geschäftspartner im Ausland hat keine Händel mit dem deutschen Finanzamt zu auszutragen

• das deutsche Finanzamt vollstreckt Steueransprüche nicht im Ausland

• alle Prozesse verschlanken sich

• Du brauchst keinen Steuerexperten für Auslandskunden

Und keine Sorge: Die monatlichen bzw. quartalsweisen Meldungen erledigen die meisten Steuerberater unkompliziert automatisch.

Reverse-Charge-Rechnung

Du kennst das Spiel. Deine Leistung ist erbracht, Du packst alle Keyfacts bis zum 15. des Folgemonats in eine Rechnung und schickst sie Deinem Kunden. Natürlich integrierst Du dabei

• Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers,

• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

• eine fortlaufende Rechnungsnummer und Angabe des Rechnungsdatums,

• die Leistung und den Leistungszeitraum,

• den Betrag (nach Steuersätzen aufgeschlüsselt),

• den anfallenden Steuersatz und das darauf entfallene Entgelt.

Bei einer Reverse-Charge-Rechnung musst Du weitere Punkte beachten:

• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden und des Leistungsempfänger

• den Nettobetrag ohne Angabe des Steuersatzes

• den Hinweis, dass der Steuerschuldner der Leistungsempfänger ist; dies ist sogar gesetzlich vorgeschrieben (auf deutsch: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)

• den Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten

Nicht vergessen: Rechnungen unterliegen bestimmten Aufbewahrungspflichten. Für Dich als Unternehmer bedeutet das 10 Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Schluss des laufenden Kalenderjahres. Das heißt, der Stichtag ist der 31.12 des jeweiligen Jahres. Diese Regelung betrifft Outbound und Inbound, also Ausgangs- und Eingangsrechnungen.

Wie formuliere ich den Hinweis denn in der Landessprache?

Wenn Du eine Rechnung per Reverse-Charge-Verfahren ins Ausland schickst und das Reverse-Charge-Verfahren Anwendung findet, musst Du die Steuerschuld des Leistungsempfängers explizit benennen. Dafür findest Du hier die jeweiligen Formulierungen für die jeweiligen EU-Länder: 

EU-Land Reverse-Charge in der Landessprache

Gilt die Regel auch für deutsche Kleinunternehmer?

Kurzum: Ja. Denn ob Deine Leistung umsatzsteuerbefreit ist, weil Du gemäß §19 Umsatzsteuergesetz die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist für Deinen Kunden im Ausland egal. Er muss seine landesspezifischen Umsatzsteuern zahlen.

Du als Freelancer schreibst also für einen ungarischen G-Kunden eine Wordpressseite zusammen. Beim deutschen Kunden entfällt die Umsatzsteuer, das wissen wir. Beim ungarischen Kunden zeigst Du sie ebenfalls nicht an. Zum Hinweis auf der Rechnung, dass der Kunde Steuerschuldner ist, bist Du aber verpflichtet.

In der Folge gibst Du oder Dein Steuerberater monatlich oder quartalsweise Deine Meldung bei der Bundeszentralamt für Steuern ab. Dein Kunde zahlt seine Umsatzsteuer an sein Finanzamt und kann sie später wieder geltend machen. Also liegt auch für Dich als Kleinunternehmer ein normales Reverse-Charge-Verfahren vor, auch wenn Du in Deutschland keine Umsatzsteuer ansetzt.

Und umgekehrt?

Als Kleinunternehmer bist Du nicht vorsteuerberechtigt. Also kannst Du grundsätzlich Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen. Das gilt natürlich auch beim Reverse-Charge-Verfahren.

Wenn Du als deutscher Kleinunternehmer z.B. eine Homepage von einem EU-Unternehmen erstellen lässt, musst Du als Steuerschuldner die reguläre Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt abführen. Diese kannst du aber nicht geltend machen. Minimale Bürokratie bei maximalem Gewinn geht halt nicht.

Vorsicht bei privaten Leistungen

Wir alle kennen diesen Moment, wenn dem Geschäftspartner im Ausland anlässlich des silbernen Hochzeitstages einfällt, dass er „für seine Firma“ ein üppiges Blumenarrangement erstellen möchte. Rosarot und irgendwie überhaupt nicht im Einklang mit dem Firmenlogo.

Natürlich ist dieses Steuersparmodell des Kunden im Ausland seitens der Finanzbehörden so nicht vorgesehen. Wenn Du also rechtlich einwandfrei handeln willst, solltest Du Dir die unternehmerische Verwendung Deiner Lieferung oder Dienstleistung vom Kunden bestätigen. Das betrifft natürlich besonders heikle Bereiche wie persönliche Beratungen.

Und außerhalb der EU?

Alle bisherigen Regeln galten explizit für innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr, also nicht für Lieferungen und Leistungen in Drittländer. Bei Drittländern ist die Beurteilung grundsätzlich schwieriger, denn es gibt keine einheitliche Rechtsgrundlage. Schließlich unterscheiden sich die Umsatzsteuersysteme global von Land zu Land ja erheblich. Nach dem Brexit gehört nun auch Großbritannien zu den Drittländern und alle Unternehmen, die ihren Standort haben gelten als ausländische Unternehmen. Auf der Seite des Bundeszentralamtes für Steuern findest Du wichtige Informationen dazu und bekommst Informationen zu Änderungen, die bspw die britische Regierung einzuführen plant.

Teilweise gibt es Verfahren, die dem Reverse-Charge-Verfahren ähneln, wie z.B. in der Schweiz mit der sogenannten Schweizer Bezugsteuer. Andernorts wird der Umsatz des deutschen Unternehmers gar nicht erfasst, wenn der betroffene Umsatz nach dem Umsatzsteuerrecht des Staates kein Steuergegenstand ist. Dies ist auch der Fall, wenn es überhaupt kein vergleichbares Steuersystem gibt.

Rechtsverbindlich ist nur die Einzelfallprüfung für Dein Unternehmen, Dein Produkt und das jeweilige Lieferland. Erste Informationen dazu erhältst Du bei den Ansprechpartnern der deutschen Auslandshandelskammern. Das betrifft die Rechnungsstellung genauso wie die turnusmäßigen Meldungen.