Europäische VAT Compliance – Datenqualität ist der Schlüssel
Heute beschäftigen wir uns mit unserem Lieblingsthema: der Datenqualität im Zusammenhang mit der europäischen Umsatzsteuerkonformität (VAT Compliance). Als Online-Händler stehst Du vor der ständigen Herausforderung, Deine Umsatzsteuerverpflichtungen in einem komplexen und sich ständig ändernden rechtlichen Umfeld zu erfüllen. Hierbei ist die Genauigkeit Deiner Daten von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung bilden.
Immer wieder treffen wir auf Online-Händler, deren Umsatzsteuervoranmeldungen ohne vorherige Prüfung der Ausgangsrechnungen erstellt wurden und in den meisten Fällen dann fehlerhaft sind!
Spoiler: Bei countX wird Dir das nicht passieren!
Diese fehlerhaften Umsatzsteuermeldungen müssen dann im Nachgang korrigiert werden und das verursacht Kosten und Arbeit! Daher erklären wir Dir heute den Prozess zur Datenqualität und -sicherung bei countX!
Woher kommen unsere Daten?
Die Datenquellen im E-Commerce sind vielfältig, insbesondere wenn Du auf mehreren Marktplätzen handelst, also Multichannel betreibst. Von Mulichannel sprechen wir, wenn Du mehr als einen Vertriebsweg nutzt, wie beispielsweise ein eigener Online-Shop und die anderen bekannten Marktplätzen, wie Amazon, eBay und Co. Noch umfangreicher wird das Konstrukt, wenn Du sogar ausländische Marktplätze wie Bol.com (NL) oder Allegro (PL) hinzufügst. Besonders einfach sind Daten für uns zu verarbeiten, wenn sie gebündelt an einem zentralen Ort erstellt werden, also durch ERP-Systemen wie JTL oder easybill. Denn dann werden einheitliche Belege zu den vielen verschiedenen Transaktionen in unterschiedlichen Sales-Channels erstellt. Wichtig ist jedoch, dass deine Rechnungen den europäischen Umsatzsteuervorschriften (VAT Compliance) für Online-Händler entsprechen. Genau das können unsere „Health- und Plausibility Checks” sicherstellen!
Was sind die Health- und Plausibility Checks?
Unsere Software prüft jede einzelne Deiner Ausgangsrechnungen auf Plausibilität! Das bedeutet vereinfacht: Der Beleg, den Du uns geliefert hast, muss auch zu der jeweiligen Transaktion passen. Für jede Rechnungsposition müssen also die folgenden Attribute eindeutig und der Transaktion entsprechend definiert werden:
Steuersatz
Steuerland
OSS/Lokal
Fehler, die unser Health-Check erkennt, werden Dir im Kundenportal direkt angezeigt. Hier kannst Du die Liste mit den fehlerhaften Belegen und dem Hinweis der Fehlerquelle herunterladen. Die korrigierten Rechnungen kannst Du dann direkt im Kundenportal wieder hochladen.
Was sind die am häufigsten auftretenden Fehler?
Bevor wir zu den Fehlern kommen, musst Du wissen, dass countX mehrere Millionen Rechnungen pro Monat prüft. Bei dieser Prüfung unterscheiden wir in kritische Fehler und Warnungen vor umkritischen Fehlern.
Kritische Fehler sind beispielsweise:
Steuerbetrag entspricht nicht dem Steuersatz
Steuersatz von 0% jedoch mit Steuerbetrag größer 0
Steuersatz entspricht nicht dem länderspezifischen Steuersatz
Bevor dieser kritische Fehler nicht korrigiert wurde, können die entsprechenden Rechnungen nicht in die Meldung mit einfließen!
Des Weiteren warnt unsere Software unsere Kunden, vor möglichen Fehlerquellen. Das heißt es handelt sich um Warnhinweise, die von unseren Kunden gelesen und bestätigt werden können. Es handelt sich um unkritische Fehler, aber eventuell kann hier noch eien Verbesserung des Prozesses erfolgen.
Die am häufigsten Warnhinweises sind:
Keine Originalrechnung mit Gutschrift verknüpft
Zielland Versteuerung vor 10.000€ int. Versand
GB: Keine Information über Verantwortlichkeit der Steuer
Welche Daten landen im Rechnungsausgangsbuch und somit in der Umsatzsteuermeldung?
Über den oben beschriebenen, zweistufigen Prozess, wird das finale Rechnungsausgangsbuch (Ledger) erstellt, welches du ebenfalls im Kundenportal einsehen kannst.
Hier findest Du nun Deine gesamten geprüften und meldebereiten Umsätze aus allen Vertriebskanälen. Seit diesem Jahr kannst Du Dein Rechnungsausgangsbuch auch als Excel Datei herunterladen, hierzu verlinken wir Dir das entsprechende YouTube-Video. In diesem zeigen wir Dir auch, wie Du nach OSS-Transaktionen filtern kannst und wie Du Deinen Wunschzeitraum für den Export einstellst.
Aus dem finalen Rechnungsausgangsbuch werden nun Deine Umsatzsteuermeldungen für die jeweiligen Länder erstellt.
Fazit: Deine VAT Compliance in sicheren Händen
Du willst Deine Daten und vor allem Deine VAT Compliance auch beruhigt für Dich erledigen lassen, dann vereinbare kostenfrei und unverbindlich einen kurzen Termin mit Janet oder Daniel!