21 Nov 2021 • 2 min

Umsatzsteuer Compliance und VAT: Management-Systeme

Daniel Michael
Experte für europäische Steuerthemen
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Geschäftsführer und Verantwortliche von Unternehmen stehen steuerrechtlich angesichts der Anforderungen an Umsatzsteuer Compliance unter großem Druck. Gerade im Bereich Steuern werden die Herausforderungen eher größer als kleiner.

Nicht selten kommt es mittlerweile vor, dass Betriebsprüfer sich erkundigen, wie genau die Mitarbeiter in der Steuerabteilung und Buchhaltung ausgebildet sind oder ob es es selbst erstellte Handbücher oder implementierte Systeme für alle Geschäftsvorfälle gibt. Damit Du diesen Fragen in Zukunft gelassen entgegen sehen kannst, beschäftigt sich der folgende Artikel mit der Umsatzsteuer-Compliance.

Umsatzsteuer-Compliance zielt darauf ab, zu prüfen beziehungsweise einschätzen zu können, ob - bezogen auf die Umsatzsteuer - richtig gebucht wird und ob umsatzsteuerrelevante Sachverhalte korrekt beurteilt und abgewickelt werden. Darüber hinaus spielt natürlich auch die Einschätzung der Fachkompetenz der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle.

Was versteht man unter Umsatzsteuer Compliance?

Compliance beschreibt die Ausrichtung eines Unternehmens in Bezug auf sein Handeln bezüglich Gesetzen und Richtlinien. In diesem Fall geht es um die Umsatzsteuer-Compliance. Es geht also darum, Verstöße gegen Steuergesetze zu vermeiden.

Man vermeidet als Unternehmen diesbezüglich finanzielle und strafrechtliche Risiken sowie persönliche Haftung für die Geschäftsführung und die Mitarbeiter. Dies findet immer dort seine Grenzen, wo Unternehmen versuchen, Spielräume und Grauzonen in der Gesetzgebung für sich zu nutzen.

Warum die Umsetzung komplex sein kann

Allein die Prüfung, inwiefern in Deinem Unternehmen bereits vorhandene Tax-Compliance-Strukturen existieren oder ob Du diese Strukturen erst schaffen musst, ist mit großem Aufwand verbunden. Du musst Handlungsfelder und geltende Vorschriften identifizieren und anschließend firmeninterne Regelwerke und Schutzmechanismen formulieren und implementieren.

Du erkennst mit Sicherheit: Eine Compliance-Analyse ist nicht in 10 Minuten erledigt, zumal Du sie immer wieder an neue und vor allem an steigende Anforderungen anpassen musst.

Steigende Anforderungen an Umsatzsteuer Compliance

Die Anforderungen bei Aufzeichnungen und Meldefristen zeigen eindeutig, in welche Richtung es in den kommenden Jahren geht. Meldungen werden aktuell zum Teil schon in Echtzeit geprüft. So sind die Kontrollinstanzen bereits jetzt schon in der Lage, Transaktionen im Rahmen der Finanzverwaltung in sehr kurzer Zeit auf Plausibilität zu prüfen.

Dies wirkt sich natürlich auf Unternehmen aus, die dadurch noch mehr in die Pflicht genommen werden, eine auf das Unternehmen zugeschnittene Compliance-Strategie umzusetzen.

Je mehr Umsatzvolumen, desto schwieriger?

Schwierigkeiten bezüglich der Umsatzsteuer-Compliance nur am Umsatzvolumen eines Unternehmens festzumachen, wäre zu einfach. Viele Unternehmen und vor allem die Online-Unternehmen agieren steuerrechtlich in der Regel mit vielen verschiedenen Ländern.

Je mehr Länder betroffen sind, desto mehr Fachwissen ist steuerrechtlich von Nöten, um etwaige Steuernachzahlungen, Bußgelder oder Verzugszinsen zu vermeiden. Des Weiteren ändern sich Steuersätze international sehr häufig. Als Beispiel lassen sich hier die Amerikaner anführen: Man geht davon aus, dass allein bis zum Jahresende 2021, ca. 600 Steuersatzänderungen allein in den USA verabschiedet werden.

Im Rahmen der Corona-Pandemie in den Jahren 2020 und 2021 haben auch sehr viele Länder in Europa ihre Mehrwertsteuersätze angepasst, um wirtschaftliche Folgen für ihr Land abzufangen. Unternehmen mussten und müssen auch zukünftig auf solche Änderungen sehr schnell reagieren können.

Umsatzsteuer-Compliance wird also nicht nur durch größeres Umsatzvolumen schwieriger. Es kommt vielmehr darauf an, mit wie vielen Ländern Du steuerrechtlich agierst, ob Du alle Sonderfälle im Blick hast und Du ob rechtzeitig auf Änderungen rechtlicher Rahmenbedingungen reagierst.

Die richtige Umsatzsteuer-Compliance-Strategie

Mit einer individuell angepassten Umsatzsteuer-Compliance-Strategie lassen sich Risiken für Umsatzsteuernach- oder Vorsteuerrückzahlungen minimieren oder im besten Fall ausschließend. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die eigenen Prozesse ständig überwacht und verbessert sowie an die aktuelle Gesetzeslage angepasst werden. Daher können bestimmte Prozessanalysen und Kontrollen in betroffenen Bereichen erste Hinweise geben.

Tax-Compliance und Meldepflichten

Meldepflichten und Mitteilungspflichten sind für Unternehmen in erster Linie eine organisatorische Belastung. Je komplexer ein Unternehmen aufgestellt ist, umso schwieriger wird es, Meldepflichten so einzuhalten, dass eine Meldung immer noch effizient und digitalgestützt umgesetzt werden kann.

So sind zum Beispiel grenzüberschreitende Steuergestaltungen innerhalb von 30 Tagen an die Finanzverwaltung zu melden. Du musst also bezüglich der Meldepflichten Prozesse im Unternehmen definieren, die dann letztendlich in ein Compliance Management System integriert werden können. Dabei sind folgende Leitfragen denkbar:

  • Inwiefern ist mein Unternehmen von Meldepflichten betroffen?

  • Ist eine effiziente Einhaltung der Meldepflichten sichergestellt?

  • Wird alles ordnungsgemäß dokumentiert?

  • Wurden auch die Meldepflichten im Ausland eingehalten?

Internationaler Handel: Mehrwertsteuer in mehreren Ländern gleichzeitig

Ob Amazon, eBay oder andere Marktplätze: Internationaler Handel bedeutet gleichzeitig auch eine höhere Steuerverantwortung für Unternehmer. Denn der Handel mit vielen Ländern geht immer einher mit einem Anstieg der steuerrechtlichen Verpflichtungen und Aufgaben. Dazu gehören unter anderem das Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung sowie die zusammenfassende Meldung.

Gleichzeitig ist ein umfassendes Steuerwissen auf internationaler Ebene gefordert. Dies liegt unter anderem daran, dass jedes Mitgliedsland seinen Mehrwertsteuersatz selbst festlegen kann. Darüber hinaus gibt es noch die verschiedenen reduzierten Sätze.

Du lagerst Waren im Ausland oder überschreitest bestimmte Lieferschwellen? Dann musst Du Dich zusätzlich auch noch um eine Registrierung der Umsatzsteuer in den entsprechenden Ländern kümmern.

Wie Du merkst, gibt es im Bereich der Mehrwertsteuer auf internationaler Ebene viele Stolpersteine. Noch ein Grund mehr, die Wichtigkeit und auch Notwendigkeit der Umsatzsteuer-Compliance hervorzuheben. Denn letztlich bist Du als Geschäftsführer für Dein Unternehmen und somit auch für Deine Mitarbeiter verantwortlich.

Wann lohnt sich eine VAT-Compliance-Beratung?

Wenn Dir die Prozessoptimierung in Deinem Unternehmen wichtig ist und Du später keine Kosten und Zeit verschwenden möchtest, ist eine VAT-Compliance-Beratung die richtige Entscheidung. Denn als Unternehmer möchtest Du natürlich Umsatzsteuerverluste vermeiden.

Zudem sollte jeder Unternehmer das Ziel haben, ein zuverlässiger Partner für seine Kunden und Lieferanten zu sein. Und natürlich willst Du Betriebsprüfungen zügig abwickeln und vor allem Nachzahlungen vermeiden.

Zuletzt sei erwähnt, dass es in den letzten Jahren zu einem deutlichen Anstieg von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren wegen des Verdachts auf Steuerhinterziehung kam. Dieses Risiko lässt sich durch eine gute Beratung und anschließende Umsetzung einer Compliance-Strategie natürlich deutlich verringern beziehungsweise sogar fast ausschließen.

Lohnt sich ein Compliance-Management-System?

Die Frage lässt sich mit einem eindeutigen "Ja" beantworten. Erfahrungen zeigen, dass ein Compliance Management System den moralischen Kompass von Mitarbeitern aufwertet und somit auch für mehr Loyalität sorgt.

Zudem stärkt Compliance die Unternehmensethik, indem rechtliche und soziale Standards eingehalten werden. Dazu gehört auch die Haftungsvermeidung für etwaige Mitarbeiter im Unternehmen.

Einer der wichtigsten Gründe für ein Compliance-Management-System ist aber wahrscheinlich der Gewinn an Vertrauen, den Du aufbaust. Denn legales Handeln ist die Grundlage jeder Geschäftstätigkeit.

Software-Solutions im Test

Nicht jede Softwarelösung passt zu jedem Unternehmer. Im Mittelstand können die Ressourcen limitiert sein. Das macht es wiederum schwerer, Compliance-Kriterien sicherzustellen.

Gerne stellen wir Dir in einem persönlichen, unverbindlichen und natürlich kostenlosen Gespräch die Lösung von countX vor. Mehr Informationen findest Du hierzu weiter unten auf der Seite.

Fazit

Ob nun als international tätiger Großhändler oder Händler im Mittelstand - am Thema Compliance wirst Du in Zukunft nicht vorbeikommen. Die negativen Konsequenzen bei Vergehen können finanziell oder sogar strafrechtlich enorm sein. Umsatzsteuerverluste zählen da noch zu den geringsten Folgen.

Auch der ethische Aspekt rückt mehr und mehr in den Vordergrund. Als Unternehmer übernimmst Du Verantwortung für Deine Mitarbeiter und gehst darüber hinaus mit gutem Vorbild voran.

Die Berücksichtigung einer Compliance-Strategie sowie die Offenheit, sich im Zweifel beraten zu lassen und neue Systeme zu integrieren, ist ein erster guter Schritt in die richtige Richtung.

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