27 Oct 2021 • 6 min

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die USt-ID erklärt

Daniel Michael
Experte für europäische Steuerthemen
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Gehört haben wir alle schon davon. Als Profi benutzt Du sie täglich. Die Rede ist von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Im folgenden erkläre ich Dir, was die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer genau ist, wer sie braucht, wer sie nutzt und wem sie dient.

Mit Wegfall der Binnengrenzen wurde am 01.01.1993 die Umsatzsteuer ID eingeführt. Somit wurde sichergestellt, dass die Geschäfte im EU-Binnenmarkt weiterhin korrekt versteuert werden.

Wer seine Geschäfte nur innerhalb Deutschlands abwickelt, kann sich beruhigt zurücklehnen. Die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer wird dann nicht zwingend benötigt. In diesem Fall reicht die Angabe der Steuernummer vollkommen aus.

Die Abgrenzungen dieser beiden Nummern beleuchte ich im Verlauf noch genauer, damit Du nach diesem Artikel ganz klar unter den verschiedenen Steuernummern unterscheiden kannst. So weißt Du, ob Du tatsächlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Dein Unternehmen beantragen musst.

Sinn und Zweck der Umsatzsteuer Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist vielen Menschen ein Begriff, aber die wenigsten wissen, welchen Zweck sie erfüllt. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dient unter anderem einem Kontrollverfahren, da jeder Unternehmer eindeutig identifizierbar ist, der Handel innerhalb der europäischen Union betreibt.

Sie lässt sich, für Dich als Unternehmer als zusätzliche Steuernummer beschreiben, die Du unter bestimmten Voraussetzungen benötigst, um am EU Warenhandel teilnehmen zu können.

Sie ist in erster Linie eine Unterstützung bei der Rückverfolgung von Unternehmen um steuerrechtliche Vorgänge zu vereinfachen. In diesem Sinne dienst die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer also der Abwicklung zwischen Geschäften der EU-Länder . Gerade bei diesen innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen kommt der USt-ID eine besondere Bedeutung zu.

Handel und Dienstleistungen innerhalb der EU

Das Internet und der freie Verkehr von Waren schaffen einen grenzenlosen Markt. Dies führt natürlich unweigerlich dazu, dass immer mehr Unternehmer in Europa ein-und verkaufen.

Für Dich als Unternehmer wird die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer also dann relevant, wenn Du beabsichtigst, Geschäfte innerhalb der Europäischen Union zu machen. Dann musst du aktiv werden und eine Umsatzsteuer ID beantragen, ansonsten kommst Du nicht weiter.

Reverse Charge-Verfahren

Das Reverse Charge-Verfahren kommt dann zum Tragen, wenn es sich um innergemeinschaftliche Leistungen handelt. Innergemeinschaftliche Leistungen setzen voraus, dass ein Regelunternehmer für einen anderen Regelunternehmer in der EU Dienstleistungen erbringt.

Bei diesem Verfahren wird die Steuerschuldnerschaft umgedreht. In diesem Fall ist nicht mehr der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger im EU Ausland dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abzuführen.

Die rechtliche Grundlage dafür befindet sich im § 13b UStG. Wichtig ist hier, dass beide USt-ID der Unternehmer auf der Rechnung angegeben werden müssen, wenn das Reverse Charge-Verfahren greift.

Für diesen Fall gibt es sogar eine verpflichtende Formulierung. Seit dem 30. Juni 2013 lautet die hierfür verpflichtende Formulierung: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Sollte der Empfänger eine Privatperson oder ein Kleinunternehmer sein, gilt diese Regelung nicht. In diesem Fall wird der Regelunternehmer in die Pflicht genommen. Der Regelunternehmer muss dann eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellen.

Steuernummer vs. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-ID ist schnell umrissen. Die Umsatzsteuer-ID dient in erster Linie dazu, umsatzsteuerpflichtige Unternehmer und juristische Personen innerhalb der Europäischen Union zu identifizieren und somit unverwechselbar zu machen.

Die Steuernummer hingegen fasst alle steuerlichen Belange einer Person zusammen. Die Steuernummer sollte Dir als Unternehmer bereits bekannt sein. Sie findet sich auf allen Rechnungen und der Einkommensteuererklärung wieder.

Beide Nummern bestehen aus 11 Ziffern. Die Umsatzsteuer-ID wird allerdings noch doch ein vorangestelltes Länderkennzeichen ergänzt. Somit lassen sich die beiden Nummern auf einen Blick unterscheiden.

Umsatzsteuer-ID: DE394757858

Steuernummer: 384776798

Erteilung und Nutzung der Ust-ID

Um im großen Steuernummer-Dschungel den Durchblick zu behalten, zeige ich Dir im Folgenden auf, ob Du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigst und wo Du diese beantragen kannst. Außerdem erkläre ich Dir, welche Fallstricke eventuell auf Dich warten können.

Wer braucht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Alle Unternehmer, die Leistungen im Inland und Ausland veranlassen und somit eine Leistung erbringen, brauchen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Als Unternehmer musst Du wissen, dass Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach §5 Telemediengesetz (TMG) in das Impressum Deiner Firmenwebsite eingetragen sein muss. Ist dies nicht der Fall, kann eine Abmahnung die Folge sein.

Beziehen sich deine geschäftlichen Aktivitäten nur auf das Inland, brauchst du keine. Dies gilt auch für Sendungen in andere EU Länder, wenn sie an Privatpersonen gerichtet sind.

Zuletzt sind auch die Kleinunternehmer, die auch von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, von der Pflicht befreit. Wie Du siehst, gibt es auch genügend Beispiele, in denen en Unternehmer keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt.

Antrag und Vergabe der Umsatzsteuer- Identifikationsnummer

In Deutschland erhalten Unternehmer eine USt-ID vom Bundeszentralamt für Steuern. Diese kannst Du auch online beantragen. Hierbei gibst Du dann deine Steuernummer sowie das für Dich zuständige Finanzamt an. Der rechtliche Rahmen wird im § 27 a Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.

Die Wartezeit für eine Vergabe der USt-ID kann variieren. Sie hängt davon ab, ob Du Neugründer bist oder Dein Unternehmen schon besteht. Als Neugründer musst Du mit einer Wartezeit von ca. 2 Monaten rechnen.

Besteht Dein Unternehmen schon, kannst du mit einer Zuteilung innerhalb weniger Tage rechnen. Für das Beantragen werden übrigens keine Kosten fällig.

Am Ende des Artikel habe ich für Dich auch noch einmal die genauen Kontaktdaten vom Bundeszentralamt für Steuern hinterlegt.

Wo kommt die Umsatzsteuer-ID auf die Rechnung?

Das wichtigste vorab: Am wichtigsten ist es, dass die Umsatzsteuer-ID überhaupt auf der Rechnung erscheint. Im Regelfall wird sie auf der Rechnung dort eingetragen beziehungsweise eingefügt, wo sonst die Steuernummer hinterlegt ist. Du darfst anstelle der Steuernummer auch immer die Umsatzsteuer-ID angeben.

Format und Nützliches

Im folgenden bringe ich Dir den Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland näher. Du kannst anhand der Prüfziffern bereits erste Informationen aus der Umsatzsteuer-ID ableiten.

Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland

Wie bereits erwähnt, besteht die Identifikationsnummer aus 11 Ziffern und einem vorangestellten Länderkennzeichen. Darauf folgen dann 9 alphanumerische Zeichen. Diese Zeichen werden durch ein Prüfziffernverfahren auf Gültigkeit getestet.

Umsatzsteuer-ID (Beispiel): DE394757858

Bestätigung ausländischer USt-ID

In Bezug auf ausländische USt-IDs musst Du als Unternehmer wissen, dass die Durchführung einer Prüfung der Umsatzsteuer-ID seit Januar 2021 verpflichtend ist. Diese Prüfung wird vor Rechnungsstellung durchgeführt. Die Prüfung muss lückenlos dokumentiert und jederzeit griffbereit sein.

Natürlich geht es den Behörden darum, Steuerbetrug zu verhindern. Dies geschah vor dieser Regelung z.B., indem der Leistungserbringer keine Umsatzsteuer bezahlte und behauptete, der Empfänger sei zahlungspflichtig - was er in Wahrheit aber nicht war, weil er nicht reguläre existierte. Die Finanzbehörden haben diesem Betrugsmodell nun einen Riegel vorgeschoben und Du bist zur Prüfung der ausländischen Umsatzsteuer-ID verpflichtet.

Zu dieser Überprüfung gehört auch, dass der Firmenname und die Adresse des Geschäftspartners wirklich zur USt-ID passt. Abschließend muss eine überprüfbare Archivierung erfolgen, um eine zügige Auffindbarkeit Deiner Prüfung jederzeit sicherzustellen.

Die Gültigkeit einer Umsatzsteuer-ID kann durch das MwSt-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission (MIAS) geprüft werden. Bestehen Zweifel an der Gültigkeit der Umsatzsteuer-ID, ist eine qualifizierte Anfrage an das Bundeszentralamt für Steuern zu richten.

Kontakt zur zuständigen Behörde und Hinweise

Zur leichten Kontaktaufnahme sind hier einmal die relevanten Kontaktdaten vom Bundeszentralamt für Steuern für Dich hinterlegt.

Kontaktdaten: Bundeszentralamt für Steuern

Hauptadresse

An der Küppe 1

53225 Bonn, Nordrhein-Westfalen

Deutschland

Telefon: +49 228 406-0 / Fax: +49 228 406-2661

Behalte im Hinterkopf, dass die Vergabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein paar Wochen in Anspruch nehmen kann, solltest Du Neugründer sein.

Fazit: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Mit Sicherheit hast Du bemerkt, dass die Thematik rund um das Thema Umsatzsteuer-Identifikationsnummer relativ komplex ist. Die wichtigsten Informationen für Dich als betroffener Unternehmer sind aber relativ leicht zu verstehen und zu durchschauen. Darüber hinaus ist der Beantragungsprozess auch nicht schwierig.

Schließlich bleibt noch festzuhalten, dass eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer immer ihre Gültigkeit behält. Nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen können Neuvergaben stattfinden z.B. bei Übernahmen oder Fusionen.

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